Interfaz de compañía y usuarios

Users

Las organizaciones han ido cambiando y creciendo con el tiempo y su complejidad ha ido aumentando. El sistema de reservas TuriTop te ofrece una interfaz gráfica y de usabilidad de compañías y usuarios que te hará la vida más fácil al poder añadir usuarios de una manera sencilla, rápida y segura. A continuación te demostramos cómo funciona para que aproveches al máximo la eficiencia de tu empresa y, puedas invitar, editar y eliminar usuarios del tipo agente, diseñador, administrador, traductor y personalizado.

Estructura de tu cuenta de TuriTop

Lo primero que debes tener en cuenta de tu sistema de reservas TuriTop es la diferencia entre sus principales actores, usuarios y compañía.

Compañía

Se refiere a la organización que se encuentra al mando de la aplicación y sólo puede existir una con los mismos datos. 

Usuario

Se define como aquél que tiene acceso a una compañía. Es posible que un usuario tenga acceso a varias compañías


En el siguiente artículo te mostraremos como configurar usuarios, hacer invitaciones, editar datos de compañía y todo lo referente a la administración de la organización.

Usuarios

Registro y edición

Una vez registrado un usuario (si aún no eres usuario TuriTop, haz clic aquí) sólo debes iniciar sesión. Una vez en tu panel de control, en la esquina superior derecha de la ventana de la aplicación, encontrarás el panel de usuario al hacer clic en el siguiente icono:

Usuario

Se desplegará una ventana con información sobre tu usuario (Nombre de usuario e Email) y un botón para acceder a tu cuenta:

Identificación de usuario

Mi cuenta de usuario

Si haces clic en el botón "Mi cuenta" de la imagen anterior, irás a tu sección de edición de tu cuenta de usuario.

Cuenta de usuario

En este apartado podrás editar cualquiera de tus datos como nombre, Email, contraseña, etc. También podrás crear nuevas compañías. Para saber cómo crear nuevas compañías, continúa leyendo.

Crear compañías

Para crear compañías como usuario, deberás ir a la sección de edición de tu usuario que hemos visto anteriormente.

Paso 1: crea una nueva compañía

Ve a "Tus compañías" y haz clic en "Crear nueva compañía":

Tus compañías

Paso 2: pon nombre a tu compañía

Rellena los datos que se te piden a continuación y haz clic en "Crear Compañía":

Crear nueva compañía

Paso 3: configura tu nueva compañía

Ya que hayas creado tu nueva compañía, ahora puedes configurarla. Empieza por crear un nuevo servicio; haz clic aquí si eres nuevo en TuriTop. Como acabas de crear esta nueva compañía, habrás iniciado sesión automáticamente en dicha cuenta.

Compañías

Cambiar de compañía

Mientras has iniciado sesión en TuriTop como un usuario que tiene varias cuentas de compañía, puedes cambiar en cualquier momento entre ellas. Para hacerlo sigue los siguientes pasos:

Paso 1

Inicia sesión en TuriTop y haz clic en el icono de tu usuario en la esquina superior derecha de la pantalla.

Paso 2

Una vez que se desplieguen las compañías que tienes asociadas a tu usuario, haz clic en el botón "Cambiar" la compañía a la que deseas cambiar.

Cambiar cuentas 

Consejo: En todo momento sabrás que estás en una compañía determinada porque tendrás un identificador de dicha compañía (short id) ubicado justo debajo del icono de usuario en la esquina superior derecha de la pantalla.

Invitación de usuarios

Puedes invitar usuarios a que se unan a una compañía determinada. Para ello sigue los siguientes pasos que te describimos a continuación: 

Paso 1

Ve a la pestaña compañía desde tu panel de control y ubica "Invitaciones de usuario". Escribe la dirección de Email del usuario al cual quieres invitar a la compañía y haz clic en "Enviar invitación".

Invitar usuarios

Ten en cuenta: la invitación que envíes llegará por medio de la empresa en la que has iniciado sesión. Por ejemplo, si estás en la empresa L256, la invitación del usuario a unirse será a esta compañía. Si deseas enviar una invitación desde otra compañía, primero necesitas cambiar a esa compañía. Haz clic aquí para saber cómo.
Ten en cuenta: las invitaciones de usuarios por defecto, son del tipo agente. Si luego quieres cambiar el tipo de usuario, debes hacerlo desde aquí

Paso 2

Tu usuario recibirá un Email con un enlace para aceptar la invitación. Sólo debe hacer clic en "Unirse a", como describimos en la imagen de abajo.

Solicitud de invitación por Email

Paso 3

Tu usuario deberá registrarse en la plataforma de TuriTop si aún no está registrado. Si este es el caso, aparecerá la siguiente ventana:

Registrarse en TuriTop

Únicamente tendrá que rellenar los campos que se solicitan y hacer clic en "Regístrate Gratis". Al registrarse, ya habrá creado su cuenta de usuario y el sistema lo/a llevará a la ventana de "Mi cuenta".

Mi cuenta de usuario

Ten en cuenta: los usuarios que invites, pertenecerán a la compañía desde la que los invitaste. También, tus usuarios podrán crear nuevas compañías. ¿Cómo crear compañías? Haz clic aquí.

Paso 4

Verifica que tu usuario ha aceptado correctamente la invitación y ha completado el registro en tu sistema de reservas TuriTop. Para ello, ve a tu Panel de Control >>> Compañía >>> Invitaciones de usuario >>> Invitaciones pendientes:

Verificar usuario

Eliminar invitaciones de usuario

Si por alguna razón necesitas eliminar una invitación que has enviado, lo puedes hacer desde tu Panel de Control >>> Compañía >>> Invitaciones de usuario >>> Invitaciones pendientes:

Eliminar invitación

Para proceder a eliminar la invitación, selecciónala desde el desplegable y haz clic en "Eliminar invitación".

Advertencia: una vez que hayas eliminado una invitación de usuario, no podrás revertirlo. Tendrás que volver a hacer el proceso de nuevo.

Administrar usuarios

Cuando tengas usuarios creados en tu compañía, puedes asignarle roles (tipos de usuario), los cuales son: Agente, Traductor, Administrador, Diseñador y Personalizado. Para ello, ve a la pestaña Compañía >>> Administrar usuarios.

Elige el tipo de usuario

Elige el tipo de usuario. Básicamente estás eligiendo lo que tu usuario puede ver y en lo que puede trabajar en tu sistema de reservas TuriTop:

  • Un Agente puede ver y trabajar en las pestañas de Calendario y Reservas. Pueden añadir nuevas reservas, ver disponibilidad y editar las existentes. 
Ten en cuenta:  Tus Agentes sólo verán la información de sus reservas, NO podrán ver las reservas que vienen de tu página web o las que creas tú manualmente desde el Back-Office (solapa Calendario). 
  • Un Traductor puede ver la pestaña de Traducir. Usa este usuario para darle acceso a TuriTop a tu traductor para que trabaje en tus servicios en otros idiomas. TuriTop está traducido a 28 idiomas, pero tendrás que traducir manualmente todo lo que tú escribas, como nombre de servicio, tickets, notas, etc. Deberás hacerlo desde la pestaña Traducir.
  • Un Diseñador tiene acceso a la pestaña de Diseño. Tendrán acceso al CSS del widget para hacer cualquier cambio estético que necesiten, para asemejar tu widget de reservas al diseño de tu página web. Podrán cambiar tipo, color y tamaño de fuentes, fondos de pantalla, botones, sombreados, días disponibles y no disponibles, etc.
  • Un Administrador tiene acceso completo a todas las secciones del panel de control. Básicamente tiene el mismo acceso que tienes tú
  • Un usuario Personalizado es en el que eliges a qué pestaña darle acceso, elige las que quieras. 
Ten en cuenta: Usa esta opción y haz clic en las casillas ''Reservas'' y ''Calendario'' si quieres que tus agentes personalizados tengan acceso y manejo de todas tus reservas. Esta es la diferencia entre Agentes Normales y los Agentes Personalizados que tienen acceso a las pestañas ''Reservas'' y ''Calendario''. Agentes Normales SOLO pueden ver sus propias reservas. 

Utiliza un usuario personalizado y selecciona los botones de ''Reservas'' y ''Calendario'' si quieres que tus agentes puedan ver tanto sus reservas como de el resto de usuarios. Usuarios agentes sólo pueden ver sus reservas. 

Permisos

Puedes asignar distintos tipos de permisos a tus usuarios, como sigue más abajo:

Permisos de usuario

Crédito

Permite a tus usuarios usar el sistema de Crédito.

Permitir añadir reservas en eventos cerrados

Puedes dejar que tus usuarios creen reservas o las editen en días cerrados (Overbooking Manual). Además, podrás seleccionar en cuáles servicios tendrán la posibilidad de hacer esta operación:

Agregar o editar reservas por servicio

Advertencia: habilitar este permiso causará que tu usuario pueda generar más reservas de tu capacidad actual (overbooking). Sólo usuarios expertos
Bloqueo / Desbloqueo de asientos numerados

Dirigido a aquellos clientes que trabajan con la funcionalidad auditorio y quieren permitir a sus agentes/usuarios bloquear o desbloquear asientos. 

Esconder información de reserva de cliente

Dependiendo del tipo de usuario, el cliente podrá optar por ocultar los datos de su cliente final a sus usuarios, en cumplimiento con el RGPD (Mayo-2018).

Editar y eliminar reservas

Al activar esta opción, darías permiso a tus usuarios de editar y eliminar cualquier reserva

Administrar pagos de reservas

Con esta opción, el usuario podrá hacer uso de la lista de pagos en el backoffice. Más información sobre la lista de pagos aquí.

Registro (log) de usuarios

Además podrás ver los cambios hechos por cada usuario yendo a la pestaña "Más [+]" de tu panel de control y luego a "Actividad de Usuarios", introduciendo una fecha y una palabra clave o nombre de usuario.

 

Añade una descripción

Añade una descripción (opcional) o puedes elegir dejarlo en blanco.

Consejo: Escribe aquí la contraseña del usuario por si necesitas volver a verla si se te olvida. También puedes escribir una pequeña descripción de tu relación profesional con tu usuario

Añade una comisión

Si añades el porcentaje de comisión (puedes dejarlo en 0% si no quieres añadir ninguna) podrás ver la cantidad debida en cada reserva. También podrás ver el total de cada agente por mes en la pestaña de Estadísticas en esta tabla: "Reservas e ingresos por usuario / mes (EUR)".

Hay dos situaciones que afectarán lo que escribas aquí:

  • La primera es si el dinero del pago lo recibes tú, como proveedor del servicio. En este caso escribe el % que tienes que pagarle al agente. Por ejemplo, 10%.
  • La segunda es en caso de que el agente reciba el dinero del pago. En ese caso tendrás que escribir el % que te tiene que pagar tu agente. Si él se lleva el 10%, escribe 90%.

Marca las opciones que se van a aplicar

Marca estas opciones si quieres que se apliquen a tu usuario: Enseñar los precios, permitir añadir precios especiales a clientes y mostrar el de reservas en la pestaña de Calendario. 

Limitar el acceso de servicios

Puedes limitar el acceso a tus servicios por parte de tu usuario. Escribe los códigos de servicios a los que quieres darle acceso (arriba) o escribe los servicios a los que no quieres darle acceso (abajo). Escribe el ID del servicio (P1, P12, P4,...) separados por comas. 

Afiliados

Los Agentes tendrán un campo específico llamado Identificador de afiliado. Solo será necesario si usas nuestro sistema de afiliados. Mira este artículo para saber más. 

Eliminar un usuario

Para eliminar un usuario haz clic en el icono  

Ya sabes cómo funciona la infraestructura de Compañía y Usuarios en tu sistema de reservas TuriTop