Permitir a los clientes cancelar y editar una reserva

Cancel

Al ser un proveedor de la industria del turismo, seguramente sabes que a algunos usuarios finales les gustaría cancelar un evento o un tour en cualquier momento. Pensando en tu comodidad, ponemos a tu disposición una herramienta para permitir que tus clientes cambien o cancelen sus reservas. En el siguiente artículo, aprenderás cómo activar esta función y cómo usarla.


Ten en cuenta: esta función solo admitirá reservas realizadas online en el widget de reserva.
Advertencia: esta funcionalidad no estará disponible para los siguientes servicios y funcionalidades:

  • Cualquier reserva hecha desde back-office. 
  • Reservas en servicios de alquiler o acomodación.
  • Reservas de servicios de horario abierto.
  • Reservas de auditorio.
  • Reservas de Bono Regalo.
  • Recogidas.
  • Descuentos. 

Configuración

Paso 1: activa la cancelación para usuarios finales

Para activar dicha funcionalidad, ve a Servicios >>> selecciona un Servicio >>> Editar >>> Ajustes por defecto >>> Preferencias de reservas >>> Cambios / Cancelación >>> Usuarios finales (solo para reservas online) >>> Permitir a los clientes administrar sus reservas y haz clic en la casilla. 

Booking self-cancellation

Paso 2: activar funciones adicionales

Hay algunas funciones adicionales que pueden ser activadas en la herramienta de cancelación de reservas y, son las siguientes:

  • Permitir a los clientes editar sus datos hasta.

Cuando está habilitado, esto permitirá indicar la anticipación mínima requerida. Los campos personalizados del formulario de reserva no se pueden editar o mostrar, ya que pueden contener código HTML o JavaScript. En caso de cualquier cambio, se enviará un nuevo Email de confirmación al cliente y a la empresa para notificar de estos cambios.

Edit data

  • Permitir a los clientes reprogramar su reserva hasta.

Una vez habilitado, esto permitirá indicar la anticipación mínima requerida. En caso de que el cambio de fecha implique una modificación del precio final y, en el momento de la reserva, ya se haya realizado un pago parcial o completo, se mostrará un mensaje que indica que no es posible completar el cambio. Además, en caso de que en el momento de la reserva se aplicara un descuento, se mostrará un mensaje indicando que no es posible completar esta acción.

En caso de cualquier cambio, se enviará un nuevo Email de confirmación al cliente y a la empresa.

Re-Schedule

  • Permitir a los clientes cambiar el número de pax hasta.

Cuando está habilitado, esto permitirá indicar la anticipación mínima requerida. En el caso de que el cambio de PAX implique un cambio en el precio final y, en el momento de la reserva ya se haya realizado un pago parcial o completo, se mostrará un mensaje que indica que no es posible completar esta acción.

En caso de que, en el momento de la reserva, se aplique un descuento, se mostrará un mensaje indicando que no es posible completar esta acción.

En caso de cambio, se enviará un nuevo Email de confirmación al cliente y a la empresa.

Number of Pax

  • Permitir a los clientes cancelar su reserva hasta.

Una vez habilitado, esto permitirá indicar la anticipación mínima requerida. Puedes agregar los términos de cancelación que aparecerán en el momento de la cancelación y en el Email de confirmación de cancelación del usuario final.

Asimismo, el usuario final, deberá especificar los motivos de la cancelación. Este es un campo obligatorio. En consecuencia, estas notas aparecerán en el Email recibido por la empresa y en la pestaña Reservas de tu back-office. Estas notas se pueden usar si deseas indicar si se aplicarán tarifas de cancelación, los pasos a seguir, etc.

En caso de cancelación, se enviará un Email de cancelación tanto al cliente como a la empresa. Una vez que se cancele la reserva, se liberarán los asientos.

Cancel

  • Notas de cancelación

En este cuadro, podrás agregar tus notas de cancelación o una breve política de cancelación antes de permitir que los usuarios finales cancelen sus reservas.

Notes

  • Página de cancelación

Aquí, puedes insertar una URL que se mostrará como un enlace en el que se puede hacer clic para que el usuario final consulte una política de cancelación externa detallada en tu sitio web. Esta es una característica opcional.

URL

Cancelación de reserva

Cuando tienes esta opción habilitada y configurada, tus clientes podrán realizar la cancelación o edición de su reserva desde su Email de confirmación. En la siguiente sección podrás observar la parte del Email desde la cual tus clientes podrán acceder a este servicio (1), el botón que los llevará al área de administración de reservas (2) y el enlace a tu página de términos de cancelación (3):

Email de confirmaciónUna vez tu cliente acceda a este panel, podrá: 

  1. Editar su reserva
  2. Editar detalles de contacto
  3. Cancelar reserva
  4. Acceso a un panel lateral (muy útil desde vista móvil)

Panel de administración de reserva

Editar Reserva

Al editar la reserva, el cliente tendrá que seleccionar una fecha para reprogramar su reserva:

Seleccionar fechaLuego tendrán que seleccionar una nueva hora:

Selecciona horaPodrán editar la cantidad de tickets o seleccionar nuevos tipos:

Selecciona el tipo de ticketFinalmente, tendrán un breve resumen del cambio en el precio:

ResumenEditar detalles de contacto

Desde este apartado, tus clientes podrán cambiar su nombre y número de teléfono:

Detalles de contacto

Cancelar reserva

En esta sección, tus clientes podrán cancelar su reserva por cualquier motivo. Tendrán la opción de escribir un comentario en donde se expliquen los motivos de la cancelación y confirmar dicha acción:

Cancelar la reservaDespués de hacer clic en "Confirmar cancelación", aparecerá un mensaje del sistema preguntando si está seguro de cancelarla:

Confirmación

Al aceptarla, la cancelación quedará hecha. 

¡Ahora puedes permitir a tus clientes administrar sus reservas!